Tableau Kanban : définition et comment l’utiliser 

Bien s’organiser permet d’avoir de bons résultats, qu’importe l’activité que l’on exerce. Pour gérer un projet efficacement, il faut utiliser le bon outil qui permet de bien visualiser le flux de travail. Le tableau de Kanban fait partie des approches les plus sollicitées et les plus performantes. C’est une représentation physique ou virtuelle du processus et des charges de travail. Pour mieux connaître le tableau Kanban et pour le maîtriser, ce guide va vous aider en vous offrant les subtilités de l’outil.

Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?

Historiquement, le tableau Kanban dont le mot est issu du japonais signifiant panneau, a vu le jour en 2007. Plutôt récente comme approche, le tableau Kanban a été établi par un certain David Anderson qui sera rejoint par son collègue, Darren Davis lui proposant la représentation du flux de travail sur un tableau.

Utilisé dans le concept Agile, le tableau Kanban est très performant comme outil de gestion de projet. Le tableau Kanban aide toute l’équipe à avoir une visualisation et à planifier le flux de travail. Les éléments qui constituent le tableau Kanban sont les suivants :

• La Carte Kanban qui représente visuellement les tâches. Elle contient les informations concernant la tâche, sur son échéance et sur d’autres détails de la tâche
• Les Colonnes Kanban dont chacune correspond à une étape du flux de travail
• Les Couloirs Kanban représentés par des lignes horizontales servant à séparer les équipes, les activités et d’autres éléments
• Les limites de travail en cours dont le principal intérêt est d’inciter l’équipe à se focaliser sur les tâches en cours
• Le Point d’engagement indique un repère par lequel une tâche doit être assimilée au système
• Le Point de livraison est le repère qui indiquera qu’une tâche est achevée et est prête à être livrée.

Quels sont les différents types de tableau Kanban ?

Le tableau Kanban est un concept plutôt récent qu’il est possible qu’il se décline en :

• Format physique. Le tableau Kanban peut se présenter sous la forme basique avec seulement des Post-it comme support des tâches et un tableau blanc. Le fonctionnement du tableau se fera en déplaçant les Post-it selon les étapes accomplies et celles encore à réaliser.
• Format numérique. Le tableau Kanban peut aussi utiliser le support digital pour être opérationnel. Il s’agit d’un logiciel consultable par toute l’équipe. Le tableau Kanban numérique a l’avantage d’être accessible en temps réel dans n’importe quel endroit. C’est un atout qui permet à tous les collaborateurs d’être informés sur le flux de travail et de travailler en même temps.

Quels sont les différentes utilisations d’un tableau Kanban ?

Le tableau Kanban est un outil polyvalent qui peut servir à plusieurs usages. En gestion de projet, cette approche permet de :

• Visualiser le flux de travail. Repérer les étapes du projet sur un seul schéma avec tous les détails est un des atouts du tableau Kanban. En consultant le tableau, chacun saura toute la démarche de la réalisation de chaque étape. Il est recommandé de commencer par une structure basique du tableau de Kanban et de le subdiviser en plusieurs sections.
• Repérer les points de rétrécissement du flux de travail. Dans la réalisation d’un projet, il se pourrait que des goulots d’étranglement viennent compromettre le flux de travail. Le tableau Kanban aide à les constater à temps. Eventuellement, les tâches pourraient s’accumuler dans une colonne, les unes ne sont pas encore terminées que d’autres arrivent déjà. Cela est dû à un problème quelconque ou à une cadence mal-organisée, le flux de travail serait alors compromis. Le tableau Kanban permet de disposer d’un schéma clair des secteurs qui génèrent ce « bouchon ».
• Mieux organiser le travail. Le tableauKanban prévient l’accumulation des tâches et aide l’équipe à mieux se concentrer sur les tâches en cours de réalisation. Cette approche anticipe la multiplicité des tâches en instaurant des limites.
• Eviter la perte de temps. Le tableau Kanban est un dispositif complet, accessible à toute l’équipe et parfaitement à jour. En disposer permet de limiter, voire d’éviter la perte de temps en réunions.
• Afficher les bloqueurs de travail. En format numérique, le tableau Kanban est doté d’une fonction permettant de visualiser les bloqueurs et de prendre des mesures en amont.
• Rendre automatique les processus de travail. Le tableau Kanban est un logiciel permettant de faire fonctionner de lui-même le processus de travail en évitant le gaspillage de temps et prévenant ainsi les tâches récurrentes.